Property Management - das Managementkonzept


Ausgangslage

  • Der Workflow großer Hausverwaltungen ist sehr schnittstellenintensiv, da verschiedene Leistungen nicht mehr zentral vom örtlich zuständigen Verwalter erbracht werden, sondern dezentral. Somit liegt die klassische A-Z Tätigkeit nicht mehr in der alleinigen Verantwortung des Verwalters, Arbeitsprozesse können weniger direkt überwacht werden und es kann zu Zeitverzögerungen in der Abarbeitung kommen.
  • Oftmals sind Qualitäten und Kompetenzen in den verschiedenen Niederlassungen geringer als bei kleineren inhabergeführten Verwaltungsunternehmen.
  • Der Aktionsradius liegt bei großen Hausverwaltungen oftmals bis zu 200 km, sodass die Vorortbetreuung teilweise durch den Hausmeisterservice erbracht wird. Es fehlt manchmal die Nähe zum Mieter und damit sind notwendige fluktuationssenkende Maßnahmen durch den Verwalter weniger erkennbar und z.B. auch Aktivitäten im Forderungsmanagement Vorort nur eingeschränkt leistbar.
  • Bei Schlechtleistung durch die Hausverwaltung würde es aufgrund der umfangreichen Geschäftsbeziehung oft schwierig werden, bei Haftungsfällen einen finanziellen Ausgleich einzufordern, ohne das ganze Vertragskonstrukt zu gefährden.

 

Zielstellung und Grundidee

 

  • Optimierung der Bewirtschaftung

  • zentrales Portfolio Management teilt eine Geschäftsadresse mit dem Asset Management

  • Gesamtverantwortung für die Verwaltung aller Immobilien im Portfolio

  • zentrale Vermietungssteuerung

  • zentrale Kontrolle aller Geldflüsse

  • Hinzunahme von örtlichen, lokalen Hausverwaltungen als Vermieter, Objekt-Manager und Techniker

  • Betreuung der Objekte vor Ort über einzelne lokale Property-Manager

 

Eine nachhaltige Optimierung der Bewirtschaftung der Immobilienportfolien (in den wesentlichen Punkten Vorort-Betreuung, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Qualität sowie Steuerungs- und Eingriffsmöglichkeiten) ist unter anderem durch die Schaffung einer Konkurrenzsituation zu erreichen. Daher wurde ein zentrales Portfolio Management installiert, welches überregional unter Hinzunahme von örtlichen Hausverwaltungen agiert.


Das zentrale Portfolio Management teilt eine Geschäftsadresse mit den Mitgliedern des Asset Managements, um den konstanten und zeitnahen Austausch zwischen diesen Aufgabenbereichen u.a. über die direkte Anbindung an das ERP-Programm zu ermöglichen.


In der Konstruktion dieses zentralen Portfolio Managments ist der Property-Manager für die Verwaltung aller Immobilien im Portfolio insgesamt verantwortlich bzw. in einem großen Portfolio der Geschäftsführer für die einzelnen Property-Manager, denen dann wiederum für die einzelnen Immobilien durch dritte örtliche Hausverwaltungsgesellschaften Objekt-Manager und Techniker zur Verfügung gestellt werden.


Ebenfalls direkt unter der Geschäftsführung sind die Bereiche Finanzen (Kontrolle aller Geldflüsse innerhalb der Verwaltung; BWA´s, Auswertungen etc.), Debitoren-Management, Recht, Betriebskostenabrechnung sowie die zentrale Vermietungssteuerung angeordnet. Um die Kontrolle der Finanzen zu gewährleisten, werden alle Mieteinnahmen direkt auf Konten dieser Zentrale vereinnahmt und die Zahlung der Betriebskosten bzw. sonstiger Verwaltungskosten von dort abgewickelt.


Zur Betreuung der Objekte vor Ort werden dann einzelne lokale Property-Manager vertraglich gebunden, die den Service der Objekte und die Betreuung der Mieter vor Ort gewährleisten.

 

 

Übersicht der Vorteile

 

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